Muhasebe Programının "Excel'e Aktar" Düğmesi ile EFaturaFlow
Muhasebe yazılımınız zaten Excel çıktısı veriyor. O çıktının nerede bittiğini ve satır düzeyi analizin nerede başladığını yazdık.
İkisi rakip değil, ayrı katmanlar
Bunu baştan söyleyelim: EFaturaFlow muhasebe programınızın yerine geçmez. Muhasebe yazılımı kaydınızı tutar, beyannamenizi hazırlar, yasal yükümlülüğünüzü karşılar. Bunların hiçbirini yapmıyoruz ve yapmayı da hedeflemiyoruz.
Fark şurada: muhasebe yazılımı faturayı kaydetmek için okur. Bizse faturayı anlamak için okuruz. İki farklı amaç, iki farklı veri derinliği.
Standart aktarım ne verir
Muhasebe yazılımlarının çoğunda "Excel'e aktar" çıktısı fatura başlığı düzeyindedir. Tipik olarak şu sütunlar gelir:
- Belge tarihi ve numarası
- Firma unvanı ve vergi numarası
- Matrah, KDV tutarı, genel toplam
- Belge tipi ve muhasebe hesabı
Bu sütunlar muhasebe kaydı için doğru ve yeterli. Yevmiye maddesini bunlarla atarsınız, mizanı bunlarla tutarsınız.
Ama şu sütunlar genellikle yoktur: ürün adı, miktar, birim, birim fiyat, kalem bazında iskonto, kalem bazında KDV oranı, tevkifat detayı. Yokluğunun sebebi eksiklik değil, tasarım — muhasebe kaydı için bu bilgilere gerek duyulmaz.
Bu sütunlar olmadan cevaplanamayan sorular
Sorun, satın alma ve finans tarafının sorularının tam olarak o eksik sütunlarda yaşamasıdır:
- "Aynı ürünü geçen çeyrekte kaça alıyorduk?" Birim fiyat sütunu gerekir. Toplam tutar bunu vermez, çünkü miktar da değişmiş olabilir.
- "Bu kalemi hangi tedarikçi daha ucuza veriyor?" Ürün adının satır düzeyinde ve karşılaştırılabilir olması gerekir.
- "İskonto oranımız gerçekten uygulanıyor mu?" Kalem bazında iskonto sütunu gerekir.
- "Tevkifatlı faturalarımızın dağılımı ne?" Tevkifat detayının belge toplamından ayrıştırılması gerekir.
- "Hangi departman ne harcadı?" Maliyet yeri kırılımı kalem düzeyinde kurulur.
Bu soruların hiçbiri muhasebeyi ilgilendirmez. Hepsi satın alma, bütçe ve yönetim tarafını ilgilendirir. Bu yüzden muhasebe yazılımı bunları vermiyor olması bir kusur değil — sadece o katmanın işi değil.
Aktarım veriyi taşır. Analiz veriye soru sordurur. İkisi aynı şey değil.
Bir de şu var: aktarım her zaman elinizde olmuyor
Muhasebeniz dışarıdan hizmet olarak alınıyorsa, muhasebe yazılımına erişiminiz sınırlı olabilir. Aktarım talebi mali müşavirinizden geçer, ay sonunu bekler, gelen dosya sizin istediğiniz kırılımda olmayabilir.
EFaturaFlow'a yüklediğiniz dosyalar ise doğrudan sizde: ERP'nizden veya GİB portalından indirdiğiniz e-fatura ve e-arşiv belgeleri. Aradaki bekleme kalkar.
| Konu | Muhasebe programı Excel aktarımı | EFaturaFlow |
|---|---|---|
| Amaç | Muhasebe kaydı ve yasal yükümlülük | Satın alma ve finans analizi |
| Veri derinliği | Fatura başlığı | Fatura kalemi (satır düzeyi) |
| Birim fiyat | Genellikle yok | Var |
| Kalem bazında iskonto | Genellikle yok | Var |
| Tevkifat dağılımı | Toplam düzeyinde | Kalem düzeyinde ayrıştırılır |
| Maliyet yeri / departman | Hesap planına bağlı | Kalem kırılımıyla |
| Gösterge paneli | Yok veya sınırlı | Hazır gelir |
| Dönemler arası karşılaştırma | Elle kurulur | Veri Merkezi'nde kümülatif |
| Erişim | Yazılıma veya müşavire bağlı | Dosyalar sizde, doğrudan yüklenir |
Aktarım yeterli olduğu durumlar
- Sorunuz "ne kadar ödedik" ile sınırlıysa. Toplam tutar, tedarikçi ve tarih yetiyorsa aktarım işinizi görür.
- KDV beyanını kontrol ediyorsanız. Bu iş başlık düzeyinde yürür.
- Hizmet faturası ağırlıklı çalışıyorsanız. Kalem çeşitliliği düşükse satır kırılımının getirisi az olur.
Buna karşılık malzeme, hammadde veya çok kalemli alım faturalarıyla çalışıyorsanız, veri zenginliği başlıkta değil satırdadır ve aktarımla o satıra ulaşamazsınız.
Muhasebe programınızdan son ayın Excel aktarımını alın ve şu soruyu sorun: "En çok aldığım üç kalemin birim fiyatı bu dosyada yazıyor mu?" Yazmıyorsa aradığınız veri o katmanda yok demektir.
Birlikte nasıl çalışır
Çoğu müşteride akış şöyle kuruluyor: muhasebe yazılımı kaydı ve beyanı yürütür, EFaturaFlow aynı faturaların satır verisini analiz eder. İki sistem birbirine bağlanmaz, aynı kaynağı ayrı amaçlarla okur.
Muhasebe yazılımınızı değiştirmeniz, entegrasyon kurmanız veya IT'den destek almanız gerekmez. Yüklediğiniz dosya ERP'nizden veya GİB portalından indirdiğiniz belgenin kendisidir.
Aynı ayı iki katmanda görün
Muhasebe aktarımınızdaki ayın faturalarını yükleyin. Başlık verisiyle satır verisi arasındaki farkı kendi rakamlarınızda görün.
15 gün ücretsiz, kredi kartı gerekmez.