Tedarikçi Müzakeresinde Pazarlık Gücünüz Aslında Nereden Geliyor

Birkaç tedarikçide yoğunlaşan alımlar, müzakere masasında "hayır" diyebilme gücünüzü sessizce aşındırır. Bu yazı pazarlık gücünüzün matematiğini ve müzakere öncesi 4 kontrolü gösterir.

Yıllık sözleşme görüşmesi için tedarikçinin ofisindesiniz. Tedarikçi karşınıza yeni fiyat listesini koyuyor: ortalama %8 zam. Geçen yıl bu rakam %5'ti, bir önceki yıl %3. Trend belli, ama içiniz rahat değil. "Hayır, kabul etmiyorum" demek istiyorsunuz. Ama diyemiyorsunuz. Neden?

Cevap çoğu zaman müzakerenin kendisinde değil, ona girerken elinizde olan kartlarda saklıdır. Ve o kartlar bu sezon yazılmadı; son üç yılın e-faturalarında, sessizce, satır satır biriktirildi.

Bu yazı, müzakere masasındaki pazarlık gücünüzün hangi matematikle hesaplandığını, neden bazı tedarikçilere karşı zayıf düştüğünüzü ve görüşmeye girmeden önce yapmanız gereken 4 kontrolü gösteriyor.

Pazarlık Gücü İki Taraflı Bir Denklemdir

Müzakere edebiyatında çok yazılan, ama günlük pratikte gözden kaçan basit bir gerçek vardır: pazarlık gücü hiçbir zaman tek taraflı değildir. Hem sizin, hem tedarikçinizin elindeki kartlar masaya yatırılır ve sonuç oradan çıkar.

Tedarikçinizin sizin üzerinizdeki pazarlık gücü iki şeye bağlıdır: sizin onun cirosundaki payınız ve sizin alternatif tedarikçi bulma kolaylığınız. Eğer onun yıllık cirosunun küçük bir parçasıysanız, sizi kaybetmek onun için katlanılabilir bir kayıptır. Üstelik sektörde alternatifi yoksa, bu kayıp daha da küçük görünür.

Sizin tedarikçi üzerindeki pazarlık gücünüzü ise tam tersi belirler: onun sizin toplam alımınızdaki payı ve sizin bu kategoride başka tedarikçilerle çalışıyor olmanız. Eğer yıllık alımınızın büyük bir bölümü tek tedarikçide topluysa, o tedarikçiyi kaybetmek sizin için operasyonel kâbustur. Bu kâbus müzakere masasında elinizi zayıflatır, çünkü siz de bunu bilirsiniz, tedarikçiniz de bilir.

Sektörlerin çoğunda asimetri pazarlık masasına bu şekilde gelir: küçük bir müşteri büyük bir tedarikçinin karşısında oturur, görüşmeye girmeden kaybeder.

Konsantrasyon Eşikleri: 60/30/10 Çerçevesi

Tedarikçi portföyünüzün ne kadar yoğunlaştığını sezgisel olarak anlamak zordur. Çünkü her ay yeni faturalar gelir, yıl boyu yüzlerce tedarikçi geçer, akıl sadece son birkaç görüşmeyi hatırlar. Pratik bir çerçeve gerekir.

Aşağıdaki üç eşik tedarikçi konsantrasyonunu hızlı okumak için saha pratiğinde işlevsel sonuç verir:

Bu eşikler kavramsal. Sektöre göre değişir: tek bir hammaddeye dayalı üretim işletmesinde tek tedarikçi %50'yi bulabilir ve bu bilinçli bir tercih olabilir. Genelci bir ticaret işletmesinde ise %30 eşiği bile sancılı bir yere işaret eder.

Önemli olan rakamın kendisi değil, rakamı bilmenizdir. Sezgiyle yönetilen bir tedarikçi portföyü, müzakere sırasında elinizdeki kartı gizler. Rakamla yönetilen bir portföy, en azından zayıf kaldığınız noktayı bilerek görüşmeye girmenizi sağlar.

Müzakereye Girmeden Önce Yapılması Gereken 4 Kontrol

Tedarikçiyle yıllık sözleşme görüşmesi yapacağınız haftada, masanızda dört rapor bulunmalı. Hiçbirini bir gecede çıkaramazsınız, ama hepsi son 12 ayın e-faturalarınızda zaten yazılı.

1. Yıllık Tedarikçi Payı Haritası

Son 12 ayın faturaları tedarikçi bazında toplanır, tutar sıralamasına göre dizilir, kümülatif yüzde hesaplanır. Çıkan tabloda görüşme yapacağınız tedarikçinin yerini görürsünüz: %3 mü, %12 mi, %28 mi? Bu rakam müzakere öncesi söyleyebileceğiniz en güçlü cümlenin temelidir: "Sizinle yıllık alımımız toplam alımımızın %X'i. Bu bizim için anlamlı bir hacim, sizin için de öyle."

2. Aynı Kategoride Alternatif Tedarikçi Listesi

Bu tedarikçinin işini yapan ikinci ve üçüncü tedarikçi kim, sizin onlarla geçmişiniz var mı, payları ne? Aynı kategoride sıfır alternatifle çalışıyorsanız müzakere şansınız yoktur. Tek bir alternatifle çalışıyorsanız varlığı bilinen ama sınanmamış bir kozdur. Üç veya daha fazla alternatifle çalışıyorsanız, bu sezon "hayır" diyebilecek pozisyondasınız.

3. Son 12 Ayın Fiyat Hareketi

Bu tedarikçiden aldığınız aynı kalemin birim fiyatı yıl içinde nasıl seyretti? Üç aylık aralıklarla kıyasladığınızda artış oranı nedir? Genel enflasyonun ne kadar üstünde ya da altında kaldı? "%8 zam istiyorsunuz, ama son 12 ayda zaten %14 artış gördük" cümlesini söyleyebilmek için bu rapor lazım. Birim fiyat verisi e-faturalarınızda kalem seviyesinde zaten mevcut, yalnızca toparlanması gerekir.

4. Vade Davranışı Karşılaştırması

Bu tedarikçi sizinle hangi vadelerle çalışıyor (30, 60, 90 gün)? Aynı sektördeki diğer tedarikçilerinizle vade rejiminiz nasıl? Vade sadece nakit yönetimi konusu değil, müzakere içinde değişken bir parametredir. Fiyatta esnemeyen bir tedarikçi vadede esneyebilir, ya da tersi. Eldeki vade haritası müzakerede ikinci kozdur.

Bu dört kontrolün tek başına hiçbiri belirleyici değil. Ama dördü birden masaya geldiğinde, görüşmeye veriyle değil sezgiyle gitme alışkanlığı kırılır. Tedarikçiniz fiyat listesini koyduğunda elinizde "%X'lik bir hacmiyiz, alternatifimiz Y, son 12 ayda Z artış aldık, vadelerimiz W" gibi somut bir bağlam olur. Bu bağlam, müzakerenin yönünü belirler.

"Ama Benim Tedarikçim Güvenilir, Bağımlılık Değer Üretiyor"

Bu cümleyi sık duyarsınız. Ve haklı bir tarafı vardır: uzun süredir çalıştığınız, sözünde duran, kaliteyi tutturan bir tedarikçinin değeri yadsınamaz. İlişkinin operasyonel istikrara katkısı gerçektir.

Ama burada bir kavram karıştırması yaşanır. Güvenilirlik ve pazarlık gücü iki ayrı şeydir. Güvenilir bir tedarikçi de yıllık zam yapar, vadeleri sıkar, koşulları zorlar. Çünkü güvenilirlik ahlaki bir özellik değil, ekonomik bir denklemin parçasıdır; piyasada onun da maliyetleri vardır, onun da sermayedarları vardır.

Tek tedarikçiye bağımlılığın iki ayrı maliyeti birden taşıdığını fark etmek gerekir:

• Müzakere alanının daralması: Alternatif olmayan bir müşteri, sıkı pazarlık edemez. Tedarikçi bunu bildiği için zam talebinde rahat, vade revizyonunda sertdir.
• Operasyonel tek-nokta-kırılganlık: Tedarikçinin yangını, grevi, üretim sorunu, sahiplik değişimi veya iflası, sizin operasyonunuzu durdurur. Yıllık alımınızın %40'ı bu tek tedarikçideyse, onun her aksaklığı sizin için doğrudan kriz anlamına gelir.

Doğru çerçeve şudur: tek tedarikçiyle çalışmak kötü değildir. Tek tedarikçiye bağımlı olduğunu fark etmemek kötüdür. Bilinçli bağımlılık bir stratejidir; farkındalıksız bağımlılık ise bir zayıflık. Bu iki durum arasındaki tek fark, elinizde tedarikçi konsantrasyon haritanızın olup olmamasıdır.

Konsantrasyon Haritası Pratikte Nasıl Çıkarılır

İyi haber: bu analizi yapmak için yeni veri toplamanıza gerek yok. Veri zaten elinizde, son 12 ayın e-faturalarında. İhtiyaç duyduğunuz tek şey onu okunabilir hale getirmek.

Pratikte üç adım:

1. E-faturalarınızı bir araya getirin. Muhasebe yazılımınızdan veya GİB portalından son 12 ayın faturalarını PDF veya HTML olarak indirin. Bu adımdan sonra dosyalarınız bir klasörde toplu olur.
2. Tedarikçi bazında tutarları toplayın. Aynı tedarikçinin farklı yazılışları (ABC LTD ŞTİ vs Abc Ltd.Şti.) tek satırda birleştirilmeli. Manuel yaparsanız Excel pivot table, otomatik yaparsanız bir fatura analitiği aracı işinizi görür.
3. Kümülatif yüzdeyi hesaplayın. En yüksek tutarlı tedarikçiden başlayıp aşağı doğru, her satırda toplam alımdaki yüzdeyi ve birikimli yüzdeyi yan yana yazın. %60, %80 ve %95 noktalarını kırmızıyla işaretleyin.

Sonuçta elinizde tek bir tablo olur. Bu tablo size kaç tedarikçinin alımınızın yarısını, kaçının dörtte üçünü ve kaçının tamamına yakınını oluşturduğunu gösterir. Müzakere öncesi ilk bakacağınız doküman budur.

Sonuç: Pazarlık Gücü Yeni Tedarikçi Bulmakla Başlamaz, Mevcutları Tanımakla

Satınalma müzakeresinde pazarlık gücünü artırmak için çoğu zaman ilk akla gelen yöntem yeni tedarikçi araştırmak olur. Bu mantıklıdır, ama sırası yanlıştır.

Önce sahip olduklarınızı tanımanız gerekir. Hangi tedarikçinin yıllık alımınızda ne kadar pay tuttuğunu, onun yıllık fiyat hareketinin ne olduğunu, hangi vade koşullarıyla çalıştığını ve elinizde gerçekten kullanılabilir alternatif olup olmadığını. Bu dört bilgi netleştiğinde, müzakere öncesi tablonuz değişir.

Tablonuzu görür görmez şunlardan biri olur: ya farklı bir koz hazırlarsınız, ya sözleşme şartlarını kaydırırsınız, ya da en azından kaybedeceğinizi bilerek görüşmeye girersiniz. Üçü de bir öncekinden iyidir, çünkü üçü de bilinçli bir karardır.

Veri zaten elinizde. Eksik olan tek şey onu okunabilir hale getirecek araç ve okumaya ayrılmış bir saat.

Diğer Yazılar

• Tedarikçi Harcama Analizi Excel'de 3 Saat, Dashboard'da 3 Dakika
• E-Fatura Verilerinizde Saklı 3 Tasarruf Fırsatı
• KDV Kontrolünde Manuel Doğrulamanın Gerçek Maliyeti
• ERP'nin Tamamlayıcı Katmanı: Fatura Analitiği
• Birim Fiyatı Sessizce Artan Tedarikçileri Bulmak